項目進度管理務必要知道合適的方法和工具
項目管理貫穿項目的整個生命周期,管理項目的整個過程。這是一種有規(guī)律、經濟的方法,有效地規(guī)劃、組織、指導和控制項目,在時間、費用和技術效果上達到預定目標。
項目進度管理包括兩個部分:
制定項目計劃。
制定進度計劃是分析活動順序、持續(xù)時間、資源需求和進度限制因素,創(chuàng)建進度模型,實施項目執(zhí)行和監(jiān)視的過程。
制定進度計劃決定項目的開始和完成日期。如果沒有實際可靠的進度計劃,項目就不可能按時完成。此外,隨著項目的進展,將獲得更多的數(shù)據(jù),進度計劃將不斷更新。
項目計劃的執(zhí)行。
在具體的項目執(zhí)行過程中,各計劃水平的負責人根據(jù)自己工作的復雜性和管理水平制定更詳細的計劃。
同時,在實施過程中,項目參與者應從下到上總結工作任務的實施情況,并根據(jù)實際情況進行協(xié)調和控制,以確保上級工作節(jié)點按時完成。
掌握適當?shù)姆椒ǎ褂眠m當?shù)墓ぞ?,才能更好地做好項目進度管理:
第一,制定項目進度計劃。
有很多人參與項目,需要知道項目的進度,這就需要項目經理做一個詳細的計劃。規(guī)劃必須明確任務,任務負責人,任務的開始和結束時間。
項目經理可以使用項目管理工具進度控制來制定項目計劃。在制定計劃時,他們應該確定每項任務的開始和結束時間,并盡可能地細分任務相關性。并且通過掌握每個參與員工的工作能力、工作效率等,把任務放在人身上,確定完成時間。
2明確人員分工
保持任務分工明確,跟進具體事項。在項目規(guī)劃階段,我們必須花足夠的時間做好項目進度規(guī)劃。在分解項目任務時,粒度應盡可能細,以確保分工到人,并確定完成時間。
再次通過進度貓甘特圖將任務分配給項目成員,成員可以通過進度貓查看自己在項目中的任務,何時完成,讓管理者了解每天的工作進度。
三是加強人員溝通。
在項目施過程中的溝通非常重要,要保證項目進度的信息透明。一些項目組會定期召開項目進度會,與項目成員同步進度,再次確認各項任務截止日期。
但是,如果項目組使用項目管理工具進行合作和溝通,信息就會公開透明,項目進度就不必太頻繁。當然,與關鍵干系人的溝通是必不可少的,項目進度可以定期檢查。
四是監(jiān)控項目進度。
事實上,項目管理過程中遇到的許多問題可以提前解決,但有時由于跟蹤不到位而影響項目進度。
使用項目管理工具進度貓,甘特圖顯示任務的具體開始時間和結束時間等,隨著項目執(zhí)行項目進度不斷更新,項目管理者可以直觀地看到活動進度,控制整體。
通過甘特圖了解情況,檢查、分析、修正項目進度,最后找出偏差的原因和解決辦法。
5掌握整體進度。
這種情況經常發(fā)生,項目組在同一時間進行不同階段的工作。此時,很難掌握工作進度,尤其是整體進度。
如果項目經理使用項目管理工具清楚地劃分階段,并且階段工作量清晰,項目成員也評估他們的工作量,那么使用項目管理工具就可以清楚地顯示出來,比如項目完成百分比和贏得價值。
在進度管理中,項目經理不能成為掌柜或消防英雄。有能力的項目經理是“該出手就出手”,能迅速有效地解決施工過程中遇到的重要、關鍵問題,不會因等待項目經理的決定而延誤整個施工周期。有些項目經理總是忙得不可開交,這不一定是敬業(yè),也可能是沒有時間管理好自己。