最近跟幾個(gè)朋友吃飯聊天，共同的感慨是：事情越來越多，光靠腦袋和紙頭，很難理清要處理的事情了。工欲善其事必先利其器。項(xiàng)目管理有一些簡(jiǎn)單的工具，能幫助提高效率。
 
    第一個(gè)要介紹的是計(jì)劃表，它是項(xiàng)目管理的最基本工具，采用任務(wù)列表和甘特圖的結(jié)合，對(duì)時(shí)間維度的把控較好。而項(xiàng)目管理追蹤的就是項(xiàng)目的進(jìn)度變化。它是一張二維的表格，橫軸是時(shí)間，縱軸上是任務(wù)，進(jìn)度條表示任務(wù)需要的時(shí)間長(zhǎng)度，一些特殊符號(hào)表示重要節(jié)點(diǎn)。

 
怎樣制作計(jì)劃表呢？
    制定計(jì)劃表有兩個(gè)前置條件，第一個(gè)是要清晰地明確任務(wù)的范圍，包括內(nèi)容和時(shí)間期限，學(xué)名叫項(xiàng)目范圍(project scope)；第二個(gè)，是將任務(wù)進(jìn)行了適當(dāng)?shù)牟鸾?，專有名詞叫WBS（work breakdown structure）。
 
項(xiàng)目任務(wù)分解是關(guān)鍵的一步。
    完整的項(xiàng)目流程可以分為啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、收尾四個(gè)環(huán)節(jié)，建筑工程項(xiàng)目系統(tǒng)的開發(fā)有自身的特點(diǎn)，根據(jù)開發(fā)的流程和特點(diǎn)整理為：?jiǎn)?dòng)，設(shè)計(jì)，招標(biāo)，施工和報(bào)批驗(yàn)收等五大環(huán)節(jié)，其中報(bào)批環(huán)節(jié)是穿插在前四大環(huán)節(jié)中。
初步編制計(jì)劃表時(shí)，不用特別細(xì)分，在每一個(gè)大環(huán)節(jié)下，再分解出一個(gè)層級(jí)的子項(xiàng)任務(wù)列表即可。 
 
    第二步，估算每個(gè)子項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)間，同時(shí)盡量將各子項(xiàng)任務(wù)按時(shí)間、程序或邏輯順序排列。不同的階段，子項(xiàng)的排列順序依據(jù)不一樣。比如，在啟動(dòng)環(huán)節(jié)的子項(xiàng)劃分，依據(jù)的是政府報(bào)批流程或文件；在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的子項(xiàng)劃分，遵循的是設(shè)計(jì)流程，從概念設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)到施工圖設(shè)計(jì)。

    第三步，將子項(xiàng)任務(wù)和完成時(shí)間對(duì)應(yīng)，落入到前面制定的二維表格中。這時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，是不可能完成的任務(wù)。
 
    第四步，調(diào)整，進(jìn)入頭痛環(huán)節(jié)。
1，重新分析每一子項(xiàng)的完成時(shí)間。時(shí)間的估算是技術(shù)活，需要基于經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)，顆粒度越細(xì)，越接近真實(shí)。
2，找出每一個(gè)子項(xiàng)的前序任務(wù)和后序任務(wù)，找出完成任務(wù)時(shí)間最長(zhǎng)的那條路徑，就是關(guān)鍵路徑(critical path)
3，關(guān)鍵路徑上的節(jié)點(diǎn)就是項(xiàng)目的重要節(jié)點(diǎn)(milestone)，進(jìn)度表的設(shè)計(jì)，要保證關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)能按期完成。
4，“時(shí)間是海綿里的水，只要你愿意擠，總是有的”，靈活、合理地拆分或子項(xiàng)，能創(chuàng)造奇跡。比如，辦公樓的招標(biāo)圖不一定要等施工圖完成后才能開始準(zhǔn)備，用50%的施工圖就可以開始了，更激進(jìn)的情況下，如果項(xiàng)目技術(shù)難度不高，用擴(kuò)初圖紙也可以準(zhǔn)備招標(biāo)文件。地上和地下部分可以分開報(bào)批，地下部分可以先行施工等等。
   
    第五步，檢查。
時(shí)間表制定完成，檢查下重要節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵路徑，以及各子項(xiàng)任務(wù)，看看是否合理。
 
    第六步，加注釋
圖標(biāo)制成，到此沒有完成，還有一個(gè)重要的部分疏漏了，就是注釋。
設(shè)計(jì)圖紙上會(huì)有一些注釋，詳盡列出各種情況規(guī)避責(zé)任。項(xiàng)目管理的進(jìn)度表，也是基于對(duì)很多情況的假定，工程的開發(fā)進(jìn)程中，影響因素多如牛毛，“你有你的計(jì)劃，而這個(gè)世界另有計(jì)劃”，備注中清晰列明各種限制條件、前置條件，是保護(hù)自己的一種方式。
 
    其他：
管理的三要素是人、錢、事，項(xiàng)目管理的三要素是時(shí)間、成本、質(zhì)量。進(jìn)度表能反應(yīng)項(xiàng)目在時(shí)間維度上的分配，僅有此表還不能展現(xiàn)項(xiàng)目的全貌。
如果在進(jìn)度表的節(jié)點(diǎn)位置引出標(biāo)注文本框，標(biāo)注要注意的事項(xiàng)、會(huì)介入的專業(yè)或單位，增加其他維度的信息，可以從這張圖表中得到更多的信息，勾畫出更細(xì)致的輪廓。
 
根據(jù)項(xiàng)目類型和管理目標(biāo)，選擇適合的項(xiàng)目管理軟件。項(xiàng)目管理工具不是最重要，適合的才重要